Menyimpan rekod perakaunan adalah tugas yang agak berat. Folder dengan invois untuk beberapa jenis kontrak mesti disimpan dalam organisasi sehingga sepuluh tahun, jadi mereka perlu difailkan sehingga bila-bila masa dokumen yang diperlukan dapat dijumpai.
Arahan
Langkah 1
Menyelenggara jurnal invois. Masukkan semua nombor dokumen yang ingin anda masukkan. Sebaiknya lakukan ini secara elektronik, dalam program khas, atau dalam hamparan Excel biasa. Masukkan nombor dokumen (biasanya dicampur - angka dan angka) dan tarikhnya. Dari semasa ke semasa, pindahkan data ke disk sehingga sekiranya berlaku kerosakan komputer, arkib tetap utuh dan selamat.
Langkah 2
Buat beberapa lejar invois jika terdapat lebih daripada satu entiti undang-undang di syarikat itu. Semasa menyusun dokumen, segera berikan nombor yang sesuai. Memohon konvensyen. Sebagai contoh, tandakan invois yang dikeluarkan untuk JSC "Zolotaya Antelope" sebagai 123-ZA, dan untuk JSC "Padishah" sebagai 123-P. Pastikan anda menunjukkan bilangan kontrak atau perjanjian yang dibuatnya invois ini.
Langkah 3
Ambil invois untuk difailkan. Tebuk dua lubang dengan pukulan lubang. Tampal dokumen ke dalam folder. Gunakan pengikat tugas berat untuk mengelakkan kerutan sekuriti anda. Jangan memasukkannya terlalu ketat.
Langkah 4
Kaedah penyimpanan kedua adalah dalam folder fail. Ambil penutup lutsinar dan masukkan invois ke dalamnya. Letakkan fail dalam pengikat dan selamatkan dengan pemegang khas.
Langkah 5
Labelkan setiap folder. Perhatikan invois entiti undang-undang mana yang disimpan di sana. Tuliskan tempoh pengumpulan dokumen tersebut.
Langkah 6
Sila hantar invois yang berumur lebih dari tiga tahun ke gudang. Lipat folder dalam kotak kadbod yang mudah bernafas. Nyatakan di dinding bilangan pengikat di dalamnya dan entiti undang-undang mana mereka berada. Dalam program di mana anda mendaftarkan dokumen, tandakan mana yang dihantar ke gudang. Sekiranya perlu, selalu dapat mengambil arkib dan mencari kertas yang diperlukan.
