Terdapat banyak kes apabila, atas permintaan organisasi pihak ketiga, pekerja semasa atau bekas pekerja dan warga negara lain, perlu membuat petikan dari dokumen utama yang dimaksudkan untuk penggunaan dalaman dan mengandungi maklumat yang bersifat sulit. Terdapat syarat khas untuk penyediaan dokumen tersebut.
Arahan
Langkah 1
Ambil dokumen asal dan pilih serpihan yang akan disalin dan dipindahkan ke penyataan. Petikan yang tepat adalah syarat utama untuk membuat ekstrak. Tidak ada bentuk khusus untuk dokumen tersebut, berikut ikuti peraturan umum pekerjaan kantor yang mengatur pelaksanaan dokumentasi perniagaan. Jauh lebih penting adalah kandungan petikan, yang harus terdiri dari sekumpulan maklumat wajib.
Langkah 2
Sebagai permulaan, letakkan nama dokumen di tengah atas helaian sebentar topik, intipati dokumen. Seterusnya, pilih dan salin bahagian dokumen utama, yang mengandungi butiran awal (nama syarikat, tarikh dan tempat acara, jumlah peserta, dll.) Lengkapkan petikan dengan meletakkan serpihan teks yang berkaitan dengan soalan yang diajukan secara langsung (item dari agenda mesyuarat, dll.), menunjukkan nombor sirinya mengikut kepada peruntukan dalam dokumen asal.
Langkah 3
Sekarang cari dan salin sekeping teks yang menerangkan perjalanan perbincangan isu ini (jika ada) dan keputusan yang diambil. Masukkan petikan dalam pernyataan, ingat untuk memasukkan penomboran dari dokumen utama di sana. Letakkan nama, inisial dan jawatan orang yang bertanggungjawab yang menandatangani yang asal di sini.
Langkah 4
Sahkan ekstrak selesai dari orang yang diberi kuasa untuk melakukan tindakan tersebut. Selalunya ia adalah setiausaha organisasi atau pegawai personel. Di sini petikan akan diperiksa berdasarkan dokumen asal untuk kesesuaian yang tepat. Sebagai kesimpulan, pernyataan itu mesti mengandungi perkataan "Benar", tanda tangan (dengan penyahkodan tanda kurung) orang yang bertanggungjawab mesti ditulis, kedudukannya, tarikh dan masa pengesahan dokumen mesti ditunjukkan.
